不要等到“有时间”才“从零开始”做，我如何减少加班时间？

记得早年刚刚踏入职场工作的时候，也常常加班到深夜，甚至在某些项目要完成之前要连续熬夜许多天，最后截止日不睡觉也是常态。 许多时候的周末假期往往变成赶工时间，放假也依然整天闭关工作。
不过过了几年之后，有一次老婆忽然问我说：「怎麽最近好像很少看你加班了呢？ 以前常常到了晚上要熬夜赶工的情况好像也不在出现了？」 「难道是你的工作量现在变少了？ 还是你现在更老油条而不在乎了？」
我那时候也才发现自己真的出现这样的改变，不过事实上我的工作量相比当年，反而是增加了不知道多少（还加上斜槓的经营、亲子的时间等等），那么是哪些原因，导致自己现在反而更不需要加班熬夜赶工了呢？

拆解行动，利用零碎时间，不要等到「有时间」才「从零开始」做

以前会习惯要等到有一个完整的时间才「开始」做重要的事情，如果有干扰、有杂事、有各种会议行程的日常工作时间，会觉得无法专心去做重要工作。 但正是因为这样的思考，所以日常上班时间常常用在处理各种琐碎的邮件与即时通，那么什么时候可以做「重要」的事情呢？
能够有自己完全掌控的长时段完整时间，大概只剩下熬夜、早起这两种牺牲自己时间的加班时段，但这时候还是会遇到几个问题：

• 熬夜或早起加班，可能自己精神不好，白天又依然需要准时上班，慢慢的身体也会受不了。
• 就算到了熬夜或早起时，也常常不一定有动力去处理重要的事情，甚至浪费更多时间。

后来我发现这种「等到有时间才从零开始做」的思考模式是有问题的，看起来好像是重要的事情应该要留到专注时间，但问题是一方面工作上很难等到这种专注时间。 另一方面是等到真的有时间时，如果还是「从零开始做」，会导致更大的压力、更低的效能，于是需要的时间变得更多。
在这样的工作流程中，我的一个关键改变就是先利用零碎时间，逐步推进重要任务的准备进度。
这样一来，针对一个已经先完成 70% 准备进度的重要任务，我只要找到更短的专注空档就能把剩下的 30% 重要内容完成，并且有专注空档时也会更没有压力、更有动力把剩下的部分高效率做完。
例如一份重要简报报告，要想好会议中让大家认同的内容很困难，但无论如何一定有一些基本的数据准备、简报架构可以先做，报告的结论也可以拆解成先有脑中想法、整理成简单大纲、先解决可解决的问题、找重要问题资料等等分解动作，这些「拆解行动」就可以先利用不同的零碎时间分段完成，让重要简报的「基本内容」先完成。 （延伸阅读：拆解下一步行动的思考流程图模板，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤）
最后，我就只要一个更短的专注空档，把结论梳理清楚就好。 而不是等到真的有时间的时候，我还要准备资料、制作架构、梳理大纲、找问题资料等等，这样就算熬夜加班也做不完。
到了这种最后阶段，或许我就是刻意空出早上的第一个小时工作时段，或是下午工作时段出现一个小时空档即可完成，而不需利用到熬夜或早起加班的时间。

持续累积，推进成果，利用进攻行事历保护目标时间

从前面的经验，也让我意识到处理长期重要项目需要同样的思维与工作流程。 （延伸阅读：除了保护“暂时专心”，我们更需要提升“长期专注”的工具）
每天的工作已经很忙碌，还有层出不穷的新任务、新意外要处理，光是完成每天的邮件、即时通上的临时交办就要花掉不少时间，这样怎么会有时间、动力去推进长期重要的项目呢？ 可是，如果不能即早开始长期重要项目的推进，那么往往等到更紧急的时候，就变成要同时应付临时意外，同时处理紧急重要的项目，反而变成不得不加班完成了。
除了拖延长期重要项目的问题外，我也发现有时候我们在处理长期项目的时候，很容易陷入只是在研究准备资料，但没有真正推进「成果」的百分比，也就是很有可能一直在收集资料、思考想法，但项目的进度依然是 0%。
上述几种问题，我早期的工作阶段全部都遇过，而这就让我往往都在重要项目的最后阶段必须疯狂加班，还可能不一定有办法准时完成。
但是这样的问题并非只是简单的提早开始做就能解决的，因为我早期也试过把时间安排提前，但一来没有动力会想拖延，二来东做西做但好像没什么进度。
所以，真正的解决办法是提早开始推进有效的成果。
例如我之前在写《防弹笔记法》这本书的时候（延伸阅读：我如何利用防弹笔记法完成《防弹笔记法》新书？ 流程实战篇），我就采取了类似的作法，我先安排一个月的进攻行事历进度来修改大纲方法论，每天要利用起码30分钟空档来修改一下大纲，建立每个章节的结构、重点、操作步骤。 接着我安排两个月的时间，进行案例与草稿的补充，每天起马利用一个小时空档来补充实质的草稿内容。 最后，我安排一个月的时间，每天两~三个小时的时间起码要推进一篇文章的完成。
这样做的好处是，我不会花了很多时间一直找数据、绕圈圈，最后一两个月才要把大纲、草稿、正式文章一次全部搞定，这样压力更大，而且遇到临时意外更难应变，每天还要留下更多时间，最后只能落得加班的下场。
另外，「有效的成果」的意思是，比起找资料，开始建立大纲才是实质的成果。 比起不断研究，开始有草稿产出才是实际的成果。 不只是提早开始，而是提早推进有效的成果，就算只是先累积简单的部分，但可以帮助下一个阶段的压力减低，也确实帮助下个阶段需要的时间变得更少。
而到了「防弹笔记法」项目的最后阶段，其实那时候我还遇到需要提早开始准备线上课程「个人数字生产力」的前期问券、项目企划的任务，后者原本不在我一开始的时间预期中。 但也因为我已经把防弹笔记法的大纲、草稿完成了，所以最后阶段即使有一个新的项目要排进来，我还是可以在相对少加班的情况下，每天完成一篇正式文章，让防弹笔记法的项目顺利完成。

建立第二大脑，透过随时笔记与覆盘，应付各种干扰、意外的工作流程

上述的方法虽然能够有效的减少加班时间，但要能有效的累积任务进度、推进目标成果，并且充分利用各种零碎空档时间，那么还需要解决下面两种问题：

• 其实我们在日常工作流程中，常常会有很多突破的想法，会不经意看到一些有用的资料，会在意想不到的时候产生一些有用的经验，但通常这些想法、资料、经验都会在忙碌的工作中付诸流水，之后需要时还是很难找到、甚至忘记，最后每次依然从零、从头开始做。
• 很多时候我们希望能减少干扰、意外，但实际情况是永远会有意想不到的干扰与意外，于是在工作不断被打断的过程中，在确实需要处理那些紧急情况的流程里，我们因为不断的工作切换浪费掉太多时间。

这两种问题，其实可以用同一种方法解决，那就是建立第二大脑，随时笔记与覆盘自己的任务。

• 或许开始做一个新工作时不熟悉，但只要能一边笔记这次发生的问题、解决的行动、重要的想法，这样不只做这个新工作时会渐入佳境，而且下次要做类似工作时，还可以复制上次的完成经验，这次要一个小时，或许下次只要20分钟。
• 很多时候我们把时间花在想怎么做、想要做什么，但如果有第二大脑，随时记录目前任务进行的进度、接下来的行动、需要的资料，那么就算自己常常被打断工作，下次回来时如果有第二大脑直接告诉我该做什么，我就只要开始做就好。 这时候，就算不断被打断的工作环境，我也可以减少切换工作时耗损的思考时间。

早期我也觉得希望自己的工作可以减少会议、减少临时意外干扰，不过这样的思考，更容易让我有一种要等到熬夜加班再开始重要工作的心态。
更有效率的做法是，准备第二大脑的工作流程，让自己不害怕干扰、意外，就算中途被打断也能节省时间浪费的切换工作，甚至很多任务可以愈做愈快。
于是慢慢的，我也透过第二大脑帮我节省了更多工作时间，减少加班的需要。 做琐事的时间因为有之前经验的复制而缩短，切换工作时可以快速找回之前的进度与数据，处理不断切换与变动的工作更不容易出错。
甚至更常处于一个心情安定、大脑放松的状态，对于还没完成的大量项目与任务不会那么焦虑。

运用能节省步骤来产出成果的工具，更有效率的处理工作流程

我很爱研究各种数字工具，这是电脑玩物写作的起心动念。 不过在多年数字工具的研究中，我慢慢把运用工具的重点调整成「如何节省步骤来产出成果」的思考模式。 以前会觉得功能很厉害、工具很漂亮就想要用上这个工具，有出现新功能就觉得一定要想办法用到工作流程中，但这样有可能反而会让工作要花掉更多时间在没有实际产出成果的事情上。
所以后来我运用工具的思维就变成，这可不可以节省我几个工作步骤来产出成果。 于是我的焦点就会从工具的功能，转变成我自己的工作流程中的问题解决、调整与简化。 而我发现这会帮我节省掉大量的时间。
例如早期我可能会利用很多帮助自己专注的工具来想要避免分心，往往第一时间因为工具的「新鲜感」而会有点效果，但长时间下来效果慢慢失效，甚至反而变成是花时间在工具上，而非自己的任务成果上。
但是当我回到自己的工作流程去反省，分心的原因是什么？ 当我要回到邮件、即时通确认什么事情时，不分心也难。 甚至在同一个电脑硬盘中，同一个任务的资料却散落在不同的文件夹，也很容易分心。 当我只能看到一堆杂乱的资料、一堆分散的行动，觉得自己系统很混乱，觉得工作很杂，当然想要分心与拖延。
所以这时候我发现运用工具的第一个逻辑就是先把杂乱的碎片，用任务逻辑统整在一起，不需要再回到分散的工作管到查看。 而这时候，就算是最简单的 谷歌 文件都能解决分心的问题，只要我们掌握有效的工作流程。

于是，我花在玩工具的时间变少，但实际产出任务成果的步骤更简化、时间更多，那么也就更不需要加班才能完成任务了。

虽然需要利用数字工具，但要符合简化步骤的逻辑，用最简单工具与步骤达成对大化的时间节省与成果推进。 这是希望能让不擅于数字工具的朋友也发现可以快速上手，并且打破玩弄工具的迷思。