AI加速开工效率!学学Google亲自推荐5个Gmail、文件处理器小技巧!

开工日到了!面对堆积一个整个连假的工作,今天就通过AI来加快办公效率吧!小编今天将分享Gmail、谷歌日历以及AI助理Gemini的多项使用技巧,希望让你新的一年更有效率。

1. 快速整理Gmail邮件

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看到杂乱的Gmail邮箱,可以通过几个小技巧来整理邮件。通过侧边的“类别”功能,由谷歌的机器学习自动分类邮件类型,协助筛选重要的文件,当然,用户也可以通过上方的“标签”功能,根据需求自行分类。另外,谷歌也建议用户可以在“设置”-“收件匣”-“收件匣类型”选择优先显示的邮件,可以将“重要”、“未读”、“已加星号”的邮件挪到收件匣最上方,以利快速回复与阅读。

2. AI让你回信速度加快

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连假回来,有一堆邮件要回复?可以在“设置”-“一般设置”开启“智能撰写”功能,会通过AI技术自动生成提示内容,像是直接完成单词拼写,或是提前预测你可能想要撰写的内容,加快回信的撰写效率,不过目前仅支持英文,中文尚未开放。

3. 善用Gmail的侧边栏

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现在Gmail右侧的侧边栏有整合谷歌日历、谷歌 Meet功能,可以在邮件阅读、撰写的过程,即时建立会议安排,或是确认自己的行程规划,甚至预约谷歌 Meet的会议时间。因此,如果想要招集同事们进行会议,不需要在各个网页之间穿梭,可以通过Gmail撰写邀请邮件,再以侧边栏设立好谷歌 Meet与谷歌日历的邀请链接,一次寄给要与会的同事、客户们。

4. 谷歌文件、表格输入“@”启用智能方块

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在谷歌文件、表格中,只要输入“@”就能启用非常实用的智能型方块,一键就能与行事历上的会议通知串连,或是建立有时间、地点、参与人员的会议笔记,也能邀请同事一起撰写电子邮件草稿、日历活动草稿,“@”也可以用来插入云端上的文件,可以说是相当万用的方块功能。

5. 运用Gemini制定年度计划

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新年目标是养成运动习惯,或是有任何计划,让AI助理Gemini来帮你。譬如输入每周设置的运动天数、方式以及体能程度,Gemini会提供定制化的行程,甚至能以表格呈现每天的训练课程,并用“分享及汇出”功能同步至谷歌文件。而每一则回复下方的“修改回复”按钮,用户也能修改AI的风格,要求更简练或是较为口语的表达方式。

还等什么,把这些技巧学起来,让你处理工作的方式更加高效,提升整体工作体验!

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